職業紹介

【職種紹介】営業事務の仕事｜オフィスワーク未経験者へ解説

こんにちはコツミです🌸

今回は「営業事務」について記載します。
初めてオフィスワークを始めたい方とお話をしていて、
ご希望を伺っていると「営業事務」と「一般事務」を希望されていること多いです。

その理由としては以下のように答える方がいます。

「なんとなく事務と言えばこれのイメージ」
「求人情報で多く見るから」
「正直、一般事務と営業事務の違いが分かりません」

オフィスワーク未経験者から混同されがちな2職種ですが、
本記事では、営業事務の仕事内容から特徴までを紹介します。

営業事務の仕事内容

営業事務とは、営業職まわりの事務処理をする仕事です。
営業はあくまで顧客との商談をメインとし、
それ以外の事務処理は営業事務にお願いする流れとなります。

メイン作業は以下の通りです。

中でも最も重要な仕事は「受発注業務」と「納期調整」です。
以下で詳しくご説明します。

まず受発注業務とは、会社が取り扱っている商品の受注・発注の手続きを行います。
受発注フローは取り扱う商品によって多岐にわたりますが、
同一業種であれば会社が変わっても、ある程度のフローは決まっています。

次に納期調整ですが、こちらは商品が納品されるまでのスケジュール管理です。

受注元へは「いつまでに納品すれば良いのか」
発注先へは「○日までに作って送ってください」
と、それぞれ確認を行い受注元クライアントへ、期日までに納品するのが仕事です。

納期調整の難しいところは、
クライアントの希望納品日と発注先の納品日が合わないケースがあります。
その際は、発注先に納品を早めて貰う交渉や、
クライアントに納期スケジュールが厳しい旨を説明する必要があります。

その為、「機転を利かせる・クライアントとコミュニケーションが取れる」
といったことが求められます。

昨今、この二つはシステムを使用して行うことが多いですが、
中小企業ですと電話やメール、FAXでやり取りをすることも少なくありません。

特徴

受発注業務と納期調整が業務内容に入る場合、
スケジュールや在庫管理が非常に重要になります。
また、請求書や納品書の作成も大抵あるので、正確性が問われます。

これらの業務では、専用システムを利用するが多いですが、
代表的なのシステムは「SAP（サップ）」と呼ばれる基幹システムです。
その為、SAPを使用した事務経験を求める企業は少なくありませんので、
経験があるにこしたことはありません。

一方で、SAPは企業によってカスタマイズされているので、
汎用性があるとは一概には言えない面もあります。

残業に関しては、平均残業時間は「10〜15h/月」目安でみておいてください。
連日残業が発生する企業もありますが、

一般的には月末月初に残業が発生する傾向にあります。
その理由は、納品した製品の入金確認や、売上報告がこの期間に集中するからです。

スキル・資格

特に必須資格はありませんが、最低限あって欲しいスキルは以下の通りです。

• Excel関数（SUM関数/AVERAGE関数）
• 電話・メール応対
• コミュニケーション能力

請求書の作成や納品書の作成において、
Excelフォーマットで管理していることが多いため、
簡単な関数知識は欲しいところです。

また、対法人でのやり取りが非常に多いポジションになるので、
コミュニケーション能力も重要なポイントです

こんな人にオススメ

• お世話好き
• 協調性がある
• 臨機応変に対応出来る
• スケジュール管理が得意
• バリバリ働きたい

この職種はサポート業務が多いですが、差し込みで入る業務も多いため、
型にはまった仕事をしたい人は不向きです。
（営業からの無茶振りもあったりするので・・・笑）

まとめ

• 営業の事務まわりのお仕事
• 月末月初に残業が多い　※残業時間目安「10〜15h/月」
• 最低限のExcel関数知識が欲しい
• コミュニケーション能力が重要
• 型にはまった仕事をしたい人は不向き

未経験からオフィスワークを始めたい方にとっては、
一般事務よりも少しハードルが高そうに見えますが、
営業事務はコミュニケーション能力が高ければなんとかなる職種でもあります。
未経験でもポテンシャル重視で迎えてくれやすい職種と言えるでしょう！